La semana pasada durante una capacitación, uno de los participantes me
hizo una consulta que me llamó la atención. ¿Cómo sabemos qué debemos dejar de
lado cuando estamos planificando o controlando ejecución de proyectos para
atender lo más importante? Ante la pregunta, mi respuesta fue casi instintiva,
¿que hace que no puedas dedicarte a lo importante?; pregunté, y me respondió
casi con resignación, “las urgencias …”
Efectivamente, en la
administración pública, en temas de planificación y control de gestión, lo
urgente se impone sobre lo importante, y muchas veces a costa de resolver los
problemas de fondo por no manejar las prioridades.
Así que me propuse escribirles a los alumnos una serie de
recomendaciones, que, aunque básicas, les resultaron de utilidad, las cuales comparto
con ustedes.
Lo primero que debes hacer es enfocar.
Para ello, debes tener claro qué
es el FOCO en planificación, administración de proyectos y control de
gestión y por qué es importante.
El FOCO es la concentración de toda la energía y recursos “necesarios”
(Coloco necesarios entre comillas para más adelante referirme específicamente a
este tema) para lograr un resultado específico en un tiempo predeterminado. Es
decir, no ocupar nuestro tiempo, en otra cosa que no sea resolver un asunto
puntual, para lo cual disponemos de un tiempo que hemos definido para tal fin,
durante el cual no podemos resolver ni atender ningún otro asunto.
Esto nos lleva a dos dilemas. Primero, tenemos la posibilidad de enfocar
nuestro tiempo para un sólo fin, y segundo, con qué recursos disponemos para
ese determinado resultado.
En este sentido, ambos dilemas se resuelven con una sola respuesta: si
el resultado esperado es tan significativo como para tomar la decisión de
abandonar todo lo otro que estamos haciendo y abocar todos nuestros recursos
(económicos, humanos, de tiempo, infraestructura) para alcanzar ese objetivo
que hemos definido previamente.
Si usamos esta definición de
FOCO, podemos dimensionar los objetivos y recursos necesarios,
haciendo un uso
eficiente de los mismos y priorizando los resultados significativos.
Esto nos da criterios para comparar opciones y decidir/elegir
alternativas, pudiendo de esa manera tomar decisiones más acertada en términos
del resultado que queremos obtener, minimizando la pérdida de tiempo, energía y
recursos en las acciones que no aportan valor al objetivo y resultado esperado.
Priorizando lo importante en
ambientes donde abunda la urgencia.
Esta es una premisa fundamental para optimizar el uso de recursos y el
logro de objetivos. En mis años de trabajo como consultor en la administración
pública, casi siempre me encuentro con este marco, donde se tiene poco o ningún
compromiso por estructurar el trabajo y se vive de urgencia en urgencia. Muchas
veces el desencadenamiento de urgencias (no hablamos de urgencias ni
emergencias en el sentido de catástrofes, sino de urgencia en la obtención de
informaciones o productos por parte de las autoridades) es por la falta de
tiempo para planificar, organizar el trabajo y consensuar con los “clientes” los
plazos, objetivos, resultados y recursos a utilizar.
Esta es por demás una de las tareas más importante que debemos tener
como funcionarios públicos del área de planificación y control de gestión,
puesto que lleva a un mejor uso de los recursos disponibles y manejo de las
prioridades conjuntamente con los destinatarios de dichas acciones.
Volviendo al uso de recursos y la concentración de esfuerzos, se
entiende que puede que haya objetivos que no se pueden lograr individualmente,
o en el momento que estamos trabajando. La delegación a colaboradores o pausas
para recibir más información son naturales en los procesos de las
organizaciones y gobiernos, y no por ellos deben ser consideradas como pérdida
del foco, solo que debemos ser consciente de ello, y ante una brecha temporal,
podemos abocar la atención a otro asunto que siga en nuestra lista de
prioridades.
Esto puede parecer una contradicción con lo anterior, pero déjeme
darle un ejemplo: El Director de planificación del Municipio está seleccionado
los proyectos para ejecutar en el siguiente período de gobierno, para ello se
concentra en el tema y solicita diferentes informaciones para tomar las decisiones.
Mientras obtiene la información solicitada, ocupa su tiempo en revisar los
presupuestos del siguiente año para tener la información del dinero disponible,
y así con otras actividades. Así, dedica su tiempo a diversas actividades que
tiene como objetivo el plan del siguiente año, por lo cual no ha perdido “su
foco”.
La mayoría de las herramientas de administración de proyecto,
dashboards, etc., no son para manejar urgencias, son para administrar
prioridades. Generalmente pueden indicar urgencias y desvíos, pero no son lo
ideal para el manejo de emergencias. En este sentido los sistemas ayudan a
poner foco en lo más importante, las desviaciones, los vencimientos, la
planificación, el contenido, etc. Cada pantalla está diseñada para que el
usuario enfoque su atención sobre un tema, y lo lleve adelante, así el foco
sea, “todo está normal y a tiempo”.
Cuando se genera un indicador, se genera un punto de foco, porque se
convierte un cúmulo de información en un gráfico, un número, una imagen o un
color. Al agregar esta abstracción al manejo de información se genera foco
artificialmente. No hay que confundir foco con “aumento”. No se habla de ver
más, o más detalle, se habla de foco para descartar información superflua o de
menor importancia y concentrar la atención en determinada información clave
para el proceso.
Para finalizar, les propuse que usaran un acrónimo para FOCO, que es
el título de éste post, FOCO: Función de
Ocuparnos en Conseguir el Objetivo. Para que recordaran que sólo a partir
de tener un Objetivo, y ocuparse de lograrlo, pueden tener FOCO.